一、什么是采購管理

采購管理又稱尋源到結算流程，其中包含評估、選擇和創建正式合同協議，以及管理公司的持續性供應商關系。

采購是一個復雜的職能，涉及許多相互關聯的活動。采購管理流程包括商品和服務的事務性采購，還與應付賬款集成，通過提供支持性文檔來幫助企業處理供應商發票，完成尋源到結算工作。

二、基于云的采購解決方案的核心功能

在日益復雜的動態市場中，企業需要敏捷的工具來改進采購流程。越來越多的戰略采購組織開始采用基于云的集成應用套件，將供應商管理、尋源、合同管理、主動風險管理與事務性采購到付款功能結合在一起。

借助全面的采購解決方案，企業可以利用關鍵信息來制定決策，同時主動管理整個尋源到結算周期中正在進行的活動。云端集成式采購管理解決方案包含以下要素：

1、供應商管理

戰略采購的名列前茅步是在談判之前對供應商進行資格認定，即收集、評估和監視供應商數據，以確保供應商符合企業政策要求。借助采購管理軟件，您可以通過內部和外部問卷調查以及自助建檔，收集重要的供應商資格信息。通過評估供應商資格、風險因素和政策合規性來選擇出色的供應商。

通過基于云的解決方案，采購團隊可以主動管理供應商關系。在設計和創建談判文檔時，采購團隊可以通過嵌入式社交消息傳遞，更有效地開展協作，確保一致性。一旦有可影響供應商管理、供應商能力或風險因素的新信息，團隊也能及時收到提醒。供應商和采購團隊可以實時了解各項事務以及當前和即將發生的尋源活動。

2、尋源

定義需求并手動整合和對比各個供應商的出價不僅會耗費大量時間，還可能會出錯，甚至會造成重要采購任務的延遲。

智能化的文檔擬定、談判協商和供應商選擇流程可利用談判優異實踐來提升盈利能力。通過其嵌入式社交協作，各方可以協力創建更高效的談判文檔。借助回報分析工具，企業可以基于獨特業務需求和相關預定義因素（如價格、質量和價值），快速評估供應商出價。

3、合同管理

高效的合同管理至關重要。然而手動流程耗時長久，無法滿足企業需求。有了現代采購管理系統，企業可以充分利用預批準的條款庫、標準化模板和嵌入式社交協作功能，通過引導式創作來簡化合同創建。

合同管理流程的標準化和自動化可助您快速創建高質量的合同。您可以在全面了解合同的同時控制成本，利用分析功能識別擬議合同與定義標準之間的語言偏差，并通過可審計的工作流執行文檔審批。此外，安全、可搜索的合同信息庫包含完整的跟蹤和審計歷史，讓用戶能夠快速找到所需信息。自動續簽管理功能將提前通知采購團隊有哪些合同即將到期，讓團隊可以主動采取必要措施并避免潛在風險。

4、請購

在采購到付款周期中，如果未對采購進行適當監管，則談判中議定的節省將無法實現。對此，現代采購管理軟件可有效實施業務政策，通過控制和審批來確保實現擬議節省。

如果要減少合同外支出，企業需要為員工提供和消費者一樣的自助采購體驗，讓員工通過用戶友好的體驗，輕松快速地瀏覽和購買產品或服務，而無需經過任何培訓。強大的搜索功能、智能表單、購物清單和個性化購買體驗，也能確保在供應商目錄和可配置審批工作流中自動執行議定定價和條款，從而控制支出，降低成本。

5、采購

實現日常采購到付款事務（如采購單創建）自動化后，您就能夠抽身尋找新的成本節省機會。借助基于云的采購管理系統，您可以在理順流程的同時，實施協議定價并確保合規性。您無需人工干預即可基于請購單創建采購單，讓采購團隊能夠洞悉采購異常、狀態和所需行動，并使用嵌入式社交工具與供應商溝通。

6、應付賬款

處理供應商發票是一項易于出錯且耗時的手動任務，全面的尋源到結算解決方案可簡化并自動化這一關鍵功能。在集成式采購管理系統中，您可以充分利用提前付款折扣，降低人工成本。它包含一個強大的付款管理系統，可通過光學掃描、機器學習和自動化采購單匹配特性來實現供應商發票電子傳輸，加快處理速度。采購團隊可以利用全自動化的行級發票驗證加快處理速度，通過支持文檔共享的預警和社交協作來管理異常，快速解決問題。

三、采購管理的優勢

如今企業紛紛投資部署采購管理解決方案，以理順尋源到結算流程并實現流程自動化。采購管理軟件在管理成本方面發揮著重要作用，能夠確保采購協議帶來更高成本節省。實施采購政策的應用可將采購提交至認證供應商，助力企業管理費用。尋源到結算解決方案還通過高效的供應商和合同管理，理順內部流程并降低風險，從而提高采購效率。

優化采購流程并實現自動化后，采購管理系統可以為您提供以下優勢：

1、降低成本

成本節約始于尋源。在這個過程中，企業需要識別和評估潛在供應商，并與他們就購買產品和服務進行協商，以此確保企業獲得具有競爭性價格和高價值。對于大多數企業而言，協商是通過招標流程進行的，一般會有幾個供應商一起競標相關業務。企業不能只追求節省費用，但在衡量標準清單上，費用節省是名列前茅位的。選擇供應商并簽署合同后，該供應商將成為特定產品或服務的已批準供應商。通過實施合規性支出，企業可以顯著降低成本并提高盈利能力。

2、加強支出干預

許多組織仍在苦苦應對正式流程和政策之外的不合規采購現象，包括供應商未按合同提供競爭性價格的問題。這種情況通常稱為“違規采購”或合同外支出。采購管理解決方案旨在通過強制從經批準的供應商進行合規采購來控制合同外支出。

采購系統可使用激勵和威懾兩種方法，對合規采購進行多層管理。首先，系統提供消費者式的購買體驗，讓員工可以輕松找到所需的信息，并且只能通過授權的供應商進行采購。產品或服務將通過用戶友好的購買界面顯示。這些系統還使用可配置的支出管理策略、規則和控制（包括工作流和管理審批），確保采購合規性并提高成本節省。

3、提高效率并實現采購流程自動化

繁瑣的手動流程不利于采購團隊發揮戰略價值，低效的采購流程會導致單據丟失、費用失控以及錯失折扣機會。

采購管理解決方案能夠將一般手動的紙質流程標準化、簡單化和自動化，并減少完成這些流程所需的勞動力。企業可以快速創建高質量合同，并充分提高協議的價值。在整個采購管理流程中，該解決方案能夠提升供應商資格認定、談判、簽訂合同和監控采購活動的效率。如此一來，還可以加快請購單的審批速度，加速供應商發票的處理和付款，從而騰出寶貴資源，以支持管理供應商、協商更優惠的價格以及研究新的供應來源等更具戰略性的活動。

4、改善供應商管理

供應商是企業的關鍵業務合作伙伴，負責提供企業所需的產品或服務。因此，辨別潛在供應商是否適合作為業務合作伙伴尤為重要。采購管理軟件簡化了評估關鍵因素的過程，如財務可行性、是否符合公司的行為準則以及其他使其有資格成為業務伙伴的因素。

供應商獲得資格后，該系統還能夠管理持續性的供應商關系，比如在供應商資格到期時提醒采購專家。一旦收到可能會對供應商資格、能力和風險狀況產生不利影響的新信息，系統也會通知用戶。

5、標準化并簡化合同生命周期

采購合同是尋源流程的最后一個環節。采購合同正式確定企業與其供應商之間的業務關系、責任、定價，并定義爭議處理條款。現代采購管理系統可助您掌控合同管理流程，以便了解協議、縮短周期并管理合規性。

得益于預定義的語言、模板和工作流，企業可縮短合同擬定周期，降低風險。在洽談期間，合同審查人員可以通過合同與標準語言的偏差建議結果判斷風險，據此進行必要的更改，并在談判結束之前獲得所需的批準。執行合同后，系統以電子方式存儲和檢索合同。管理人員會收到事件的提醒，比如合同到期，以及時采取行動并減少延誤率。

以上就是關于什么是采購管理、基于云的采購解決方案的核心功能、采購管理的優勢的全部內容了，希望對你有所幫助。

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